Sähköisen tallennuksen merkitys.

Datan ensisijainen ominaisuus on, että sen pitäisi olla helposti saatavilla aina tarvittaessa. Tiedot olisi tallennettava siten, että niitä voidaan käyttää tarpeen mukaan. Data ei ole millekään yritykselle vähempää kuin omaisuuserä. Omaisuuden säilyttäminen ja siitä saatavan arvon tuottaminen ovat yksi minkä tahansa organisaation keskeisistä tavoitteista. Sähköinen tietojen tallentaminen on suhteellisesti parempi vaihtoehto kuin tietojen tallentaminen paperitiedostoihin. Paperitiedostoihin tallennettuja tietoja on vaikea käyttää, sillä minkä tahansa tiedon löytäminen nipuista on aikaa vievä prosessi, ja ehkä et edes saa oikeaa tietoa.

YouTube-video: Sähköisen tallennuksen merkitys.

Elektroninen tietojen tallennus on helpottanut suurten organisaatioiden työtä niin paljon, ettei heidän enää tarvitse pohtia paperien seassa tiedon löytämiseksi. Ihmiset pelkäävät tietojen häviämistä sähköisessä tietojen tallennuksessa, mutta tietojen palautusohjelmisto on vastannut tietojen häviämiseen liittyviin kysymyksiin. Tällaiset tietojen palautusohjelmistot ovat niin kehittyneitä, että niillä voidaan palauttaa tietoja riippumatta siitä, miten ne menetettiin, eli fyysisen vaurion tai kiintolevyn kaatumisen seurauksena. Synologyn kiintolevyt ovat yksi parhaista lähteistä tietojen jakamiseen ja varmuuskopiointiin. Silti on olemassa mahdollisuus tietojen menettämiseen, mutta Synologyn tietojen palautuspalvelut on ratkaisu samaan. Yritysten tulisi suosia tietojen sähköistä tallentamista seuraavista syistä:

1. Tehokkuus: Tietojen sähköinen tallentaminen helpottaa niiden tehokasta käyttöä aina tarvittaessa. Lisäksi paperitiedostot peittävät tilaa, jota voidaan käyttää johonkin muuhun tarkoitukseen. Tietokoneelle tai asemalle tallennetut tiedot ovat järjestäytyneempiä ja helpommin saatavilla. Saat mahdollisuuden poistaa vanhoja tiedostoja järjestelmästä ja vapauttaa tilaa uusille tiedostoille. Järjestelmään tallennetut tiedot vaativat nimittäin myös ylläpitoa.
2. Suojaus: Paperille tulostamalla ylläpidetty ja tallennettu tieto voi tuhoutua fyysisesti, jos sen päälle valuu vettä tai palo syttyy. Jos tiedot menetetään jollakin näistä tavoista, niitä ei voida palauttaa. Jos tiedot on tallennettu johonkin sähköiseen tietovälineeseen ja jostain syystä tiedot katoavat, ne voidaan palauttaa soittamalla tietojen palautuspalveluja tarjoaville ammattilaisille.
3. Turvallisuus: Kaikille yrityksille tiedot ovat arvokkaita, ja myös tietoturva on huolenaihe. Mikään organisaatio ei halua, että niiden tiedot ovat jonkun kolmannen henkilön saatavilla ilman heidän lupaansa. Jos yrityksellä on tietoja tallennettuna paperitiedostoihin, kuka tahansa voi milloin tahansa merkitä muistiin tärkeitä tietoja yrityksestä. Jos tiedot on tallennettu jollekin asemalle, ne voidaan jopa suojata salasanalla, mikä ei ole mahdollista paperitiedostoihin tallennetuissa tiedoissa.
4. Saatavuus ja näkyvyys: Paperitiedostoihin tallennettuihin tietoihin ei pääse helposti käsiksi, ja minkä tahansa tiedon saamiseksi joutuu etsimään tuntikausia löytääkseen tietoa tietystä tuotteesta tai kenties joitakin asiakastietoja. Toisaalta, jos tiedot on tallennettu kiintolevylle, voit löytää tietoja mistä tahansa tuotteesta tai asiakkaasta käymättä läpi kaikkea järjestelmässä käytettävissä olevien hakutyökalujen avulla. Lisäksi helposti näkyvissä olevat tiedot helpottavat tarkastusta ja uudelleenkoodausta tarvittaessa.

Lue seuraavaksi: NoxPlayer vs. Bluestacks - kumpi on paras? Tässä on yksityiskohtainen vertailu .